Ochrona danych osobowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który przetwarza dane klientów, pracowników lub kontrahentów. W praktyce wiele małych firm wciąż popełnia błędy, które mogą prowadzić do kontroli lub nałożenia kar administracyjnych.
Jako prawnik RODO w Elblągu często spotykamy się z sytuacjami, w których przedsiębiorcy działają w dobrej wierze, jednak nie posiadają właściwej dokumentacji lub procedur.
Brak aktualnej dokumentacji RODO
Jednym z najczęstszych problemów jest brak kompletnej dokumentacji lub korzystanie z przestarzałych wzorów pobranych z internetu. Dokumentacja RODO powinna być dopasowana do realnych procesów przetwarzania danych w firmie.
Do podstawowych dokumentów należą m.in.:
-
rejestr czynności przetwarzania
-
polityka ochrony danych
-
klauzule informacyjne
-
umowy powierzenia przetwarzania danych
Brak tych dokumentów może zostać uznany za naruszenie przepisów.
Nieprawidłowe klauzule informacyjne
Wiele firm stosuje klauzule, które nie spełniają wymogów RODO lub nie są dostosowane do konkretnej sytuacji. Klauzula informacyjna powinna jasno wskazywać, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są przetwarzane oraz jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą.
Prawnik RODO pomaga przygotować klauzule dopasowane do działalności przedsiębiorcy.
Brak procedury reagowania na naruszenia
Każda firma powinna posiadać procedurę postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. W razie incydentu konieczne jest szybkie ustalenie skali zdarzenia oraz ewentualne zgłoszenie do Prezesa UODO.
Brak przygotowanej procedury wydłuża czas reakcji i zwiększa ryzyko negatywnych konsekwencji.
Nadmierne zbieranie danych
Kolejnym częstym błędem jest gromadzenie większej ilości danych, niż jest to niezbędne do realizacji celu. Zasada minimalizacji danych jest jednym z podstawowych wymogów RODO.
Przedsiębiorca powinien regularnie analizować, jakie dane są rzeczywiście potrzebne.
Dlaczego warto skonsultować się z prawnikiem RODO
Wdrożenie właściwych procedur oraz dokumentacji pozwala uniknąć problemów w przyszłości. Stała współpraca z prawnikiem RODO umożliwia bieżące dostosowywanie działalności do zmieniających się przepisów.
Kancelaria prawna oferująca obsługę w zakresie ochrony danych osobowych pomaga przedsiębiorcom ograniczyć ryzyko kar oraz zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzania danych.
